Некоторые плюсы и минусы упакованных систем хранения

• April 29, 2024

Управление документами и их подача находятся на вершине почти всех в списке самых ненавистных организационных задач, зачастую потому, что они включают, казалось бы, бесконечные решения: что я должен сохранить? Как долго я должен держать это? Куда это должно идти? Как мне назвать папку, в которой я ее храню?

Упакованные комплекты файловой системы иногда могут быть полезны для устранения недостатков управления бумагой, так как они сообщают вам, где правильно хранить файлы, как долго их хранить и как маркировать ваши папки. Однако есть и несколько минусов. Вот взгляд на некоторые плюсы и минусы одной системы, которую я пробовал,
Комплект организатора финансового планирования от Homefile.

Что в комплекте
Комплект финансового планирования Homefile содержит двадцать две карты делителей файлов, указатель быстрого поиска и справочник с инструкциями по использованию системы, а также место для записи таких вещей, как информация об учетной записи, информация о страховке и личные данные.

Как это устроено
Каждая из карточек-разделителей файлов комплекта финансового планирования имеет вкладку со списком определенной категории - например, «Страхование: здоровье и инвалидность»; На самой карточке указано, какие документы должны помещаться в этот файл, какие документы должны помещаться в другой файл и как долго хранятся эти документы.

Вы помещаете каждую разделительную карту в папку для файлов, а затем заполняете эту папку бумагами, указанными на карте. (Некоторые категории, такие как банковские счета, достаточно широки, поэтому в наборе рекомендуется использовать папки с файлами манилы в папках для подвешивания, чтобы разделить документы для разных учетных записей.) Карточки быстрого доступа и справочник помещаются в папку для файлов повешения перед всем еще; всякий раз, когда вам нужно подать или получить документ, индекс скажет вам, где искать.

Что мне понравилось в системе
Недавно я решил проверить комплект Homefile. Следуя указаниям в руководстве, я установил новую систему регистрации и повторно подал свои документы в соответствии с категориями и инструкциями в комплекте. Поскольку мне не нужно было решать, куда подавать вещи, и не нужно было делать ярлыки для висящих папок (для этого нужны вкладки на карточках), процесс пошел довольно быстро.

Перемещая свои бумаги, я обнаружил, что некоторые категории, которые я ранее хранил отдельно - например, выписки по кредитным картам и кредитные отчеты - объединяли больше смысла, как рекомендовано в комплекте. Я также подумал, что индекс довольно удобен: вместо того, чтобы вспоминать, куда я положил конкретную статью, я мог просто найти ее в индексе. Это может потенциально сэкономить время.

В рабочей книге указывается, что эта система может быть особенно полезна для людей, имеющих файлы в нескольких местах (скажем, в основном месте жительства и в загородном доме), а также для людей, ответственных за несколько наборов файлов (таких как их собственные и пожилые родители). Я согласен. Этот комплект может устранить необходимость заново изобретать колесо с точки зрения подачи.

Недостатки
Чем глубже я занимался созданием своей системы регистрации, тем больше я узнавал о вещах, которые мне не подходили:

• Начнем с того, что между категориями было несколько запутанных различий и перекрещиваний - например, дипломы должны храниться в папке «Личные», а стенограммы - в папке «Школы и уход за детьми» (но в настоящее время я не учусь в школе и не есть дети).
  
• Следуя инструкциям набора, мне пришлось сделать несколько изменений, которые не казались мне логичными; например, квитанции для крупных покупок, которые я обычно храню вместе со своей страховой информацией Арендатора (потому что я буду ссылаться на них только в случае предъявления претензии), должны быть поданы с гарантиями и руководствами пользователя.
  
• Я также обнаружил, что некоторые категории отсутствуют. Например, не было указаний, куда подавать такие вещи, как повторяющиеся счета (коммунальные услуги, телефон и т. Д.), И хотя в рабочей книге есть место для настройки индекса, когда вы сталкиваетесь с бумагами, которые не указаны в определенном списке. категория, это может потенциально победить назначение системы, в которой решения принимаются за вас.
  
• Наконец, я обнаружил, что некоторые системы логистики несовершенны. Комплект рекомендует заполнять декларации о подоходном налоге и информацию о поддержке в папке, но все, кроме самых простых 1040, вероятно, переполнит одну зависшую папку. Кроме того, сами картотеки немного завышены: когда я поместил их в папку для подвешивания даже с одним частично заполненным файлом манилы, я не смог закрыть верхнюю часть окна, которое я использовал.
  

Суть
Если у вас уже есть какая-либо система хранения документов, вам, как и мне, может быть трудно переопределить ваши естественные склонности, когда дело доходит до решения, куда подавать вещи. Иногда сбивающие с толку кроссоверы между категориями могут быть разочаровывающими. Вы также можете оказаться в тупике, если у вас есть документы, которые не подпадают под традиционные категории подачи.

С другой стороны, комплект делает хорошую работу, предвидя большинство основных категорий подачи и четко определяя, что происходит в каждой категории, что нет, и когда безопасно очищать содержимое каждой папки. Он также прост в настройке и не требует оборудования помимо базовых расходных материалов. Если вы перегружены бумагой и чувствуете себя парализованной мыслью о необходимости решить, куда идти, или если вы просто хотите получить простую и понятную систему подачи документов, то пакет Organizer для финансового планирования может быть просто билетом.

Видео инструкция: ДОХОДНЫЙ ГАРАЖ | МЕТАЛЛИЧЕСКИЙ ИЛИ КАПИТАЛЬНЫЙ КУПИТЬ ГАРАЖ | ВСЕ ПЛЮСЫ И МИНУСЫ | ПАССИВНЫЙ ДОХОД (April 2024).