Написание отчетов, пособий, рукописей и научных статей

• May 8, 2024

Работать с длинными документами может быть непросто, но MS Word предлагает несколько функций, которые можно использовать для управления процессом. Многие из этих функций могут использоваться вместе различными способами, чтобы сделать ваши проекты более управляемыми.

Закладки (Гиперссылки)
Закладки (гиперссылки) в вашем документе полезны, когда ваш документ содержит дополнительную информацию по теме. Например: в руководстве по продукту для камеры. В начале руководства вы обсуждаете, где находится кнопка компенсации экспозиции на камере. Вы можете поместить закладку в раздел руководства, где вы обсуждаете, как установить компенсацию экспозиции. Этот метод позволяет читателю быстро перейти к разделу документа, где он / она может получить больше информации о функции.

Перекрестная ссылка
Подобно закладке, перекрестные ссылки позволяют читателю перейти в другое место в документе, где он может найти дополнительную информацию по теме. Можно делать перекрестные ссылки на рисунки, закладки, подписи, заголовки, пронумерованные абзацы, номера страниц и т. Д. Прелесть этой функции в том, что Word не позволяет ссылаться на страницу или заголовок, который не существует в документе.

Описывая
Работа с функцией структуры документа требует использования согласованных заголовков по всему документу. Это хорошо работает, когда у вас есть основные категории с рядом подзаголовков. Например, у вас может быть заголовок главы с несколькими разделами в этой главе. Каждый раздел может иметь несколько тем, создающих иерархию заголовков. Этот метод работает лучше всего, когда вы назначаете стили для каждого из уровней заголовка. Представление Outline позволяет свернуть документ до уровня заголовков, чтобы получить мгновенное представление о том, как проходит каждый из разделов. В режиме Outline вы можете оценить, написан ли документ логически. Функции в представлении Outline также позволяют управлять макетом, понижая и повышая уровни заголовков, а также переупорядочивая документ.

Основные и вспомогательные документы
Рукописи требуют более мощного инструмента, который Word предоставляет вместе с функциями Master и SubDocuments. Вы бы использовали эту функцию для организации больших проектов, таких как книжная рукопись. С помощью этого инструмента вы можете разделить большой проект на более мелкие и более управляемые вложенные документы. Основной документ ссылается на соответствующие вложенные документы, так что при внесении изменений в вложенный документ главный документ также обновляется и наоборот. Каждый из вложенных документов имеет гиперссылку в основном документе, что позволяет запускать вложенный документ из основного документа. Благодаря связи вы можете создавать оглавление, индексирование, перекрестные ссылки, верхние и нижние колонтитулы для применения ко всем вложенным документам прямо из главного документа.

Рисунки, графики и таблицы
Научные работы часто используют рисунки, графики и таблицы, чтобы проиллюстрировать точки, сделанные в тексте. Таблица рисунков, графиков, таблиц и т. Д. Может быть очень полезна для ваших читателей. Эта функция автоматически создает таблицу аналогично оглавлению. Ключом к использованию этой функции является вставка подписей к каждому рисунку, графику и таблице, которые вы хотите включить в справочную таблицу. Существует несколько параметров форматирования для создания таблицы, включая возможность отображения номеров страниц, выравнивание номеров страниц, отображение меток и номеров, а также заголовков вкладок.

Содержание (TOC)
Оглавление наиболее полезно в справочных руководствах. Читатели ценят наличие оглавления, чтобы помочь им найти в документе наиболее важную для них информацию. Создание оглавления в Word - это совсем несложно, если вы были последовательны в применении стилей к заголовкам и другим частям документа, которые вы хотите включить в оглавление. Если ваш документ содержит несколько уровней заголовков, оглавление должно быть ограничено первыми тремя уровнями заголовков, в противном случае он может стать слишком сложным, чтобы быть полезным. Как правило, вы должны установить содержание в отдельном разделе вашего документа в начале вашего документа. Создание отдельного раздела позволяет начать нумерацию содержимого документов на странице 1, при этом страницы оглавления не усложняют нумерацию страниц. Вы можете объединить оглавление с закладками или гиперссылками, чтобы читатели могли перейти в нужную тему.

индексирование
Индексирование справочного документа очень полезно. Его включение в документ помогает читателям легко находить понятия и конкретные темы. Обычно он находится в разделе в конце документа и содержит ссылки на страницы для ключевых идей, содержащихся в документе. Эта функция проста в использовании, но трудной задачей для автора является определение того, какие слова, темы или понятия являются подходящими для индексации. Хороший индекс хорошо продуман. Для эффективного использования этой функции каждое слово или заголовок, которые должны содержаться в указателе, должны быть отмечены в документе. В зависимости от длины документа это может быть утомительным занятием, но оно того стоит для ваших читателей.

Сноски и сноски
Другой трудоемкой задачей в длинном научном или справочном документе является управление сносками и сносками. Функции Word Footnotes and Endnotes упрощают нумерацию и форматирование этих критических ссылок, но вам необходимо правильно перечислить авторов, работу, издателя и даты публикации для каждой ссылки. Каждая сноска и сноска в вашем документе должны быть соответствующим образом помечены. Word, однако, берет на себя задачу вставки сноски или сноски в соответствующем порядке и месте в документе.

Видео инструкция: Operation InfeKtion: How Russia Perfected the Art of War | NYT Opinion (May 2024).