Получите ваши бумажные файлы в форме на год вперед

• May 18, 2024

Знаете ли вы, что февраль является месяцем архивирования ваших файлов? Приведение в порядок прошлогодних рекордов и создание эффективной системы подачи заявок на предстоящий год - может не поставить вас в настроение праздновать, но может принести здоровенную дозу спокойствия и контроля в предстоящие месяцы. Вот как можно очистить, оформить и подготовить файлы в 2010 году.

Шаг 1: Архивировать недавнее прошлое
К настоящему времени вы, вероятно, получили большинство (если не все) счетов и заявлений за 2009 год, которые вы собираетесь получить, поэтому сейчас самое время переместить прошлогодние документы, чтобы освободить место для их коллег на 2010 год. Любые файлы, которые вам нужны для налоговых или юридических целей, могут быть перенесены в ящик банкира, папку с файлами или другой переносной контейнер для хранения, где они будут собраны и собраны, но не с пути. Вещи, которые вам не нужны и не нужны, могут попасть в измельчитель или мусорную корзину.

(Любопытно, какие файлы хранить и как долго их хранить? Ознакомьтесь с обзором BankRate о том, что и за что хранить, а также обратитесь к руководству CPA или юристу за рекомендациями, поскольку ваши требования могут различаться в зависимости от того, ведете ли вы бизнес или владеть домом.)

Эта ежегодная очистка применяется к финансовым записям (которые обновляются каждый год), а также к личным файлам, таким как табели успеваемости детей из школы, справочные материалы, которые вы собирали в течение года, и переписке. Выберите, что из этого материала действительно стоит сохранить, и, из этого, сколько из этого может быть заархивировано и сколько действительно заслуживает того, чтобы остаться в вашей основной системе хранения.

Шаг 2: Отправь прощай в далекое прошлое
Перемещая записи 2009 года в недоступное, но все же доступное место, посмотрите все, что вы сохранили с 2008 года и до этого. Очистите все, что можно безопасно, на основе созданных вами руководящих принципов (это означает, что вы, вероятно, можете сказать, Sayonara на такие вещи, как счета за телефон и коммунальные услуги прошлых лет, если только они не повлияют на ваши налоги), а затем максимально консолидируйте эти старые файлы. Переместите эти архивы из своего домашнего офиса в такое место, где вы можете получить их при необходимости, но вам не нужно будет регулярно их просматривать, например, на полке в шкафу.

Шаг 3: Создание новых и замененных файлов
Затем создайте новые файловые папки для счетов и выписок, которые вы регулярно получаете, таких как банковские выписки и счета кредитных карт. (Если вы удалили прошлогодние записи, не удаляя папки с файлами, вы можете пропустить этот шаг.) Это также хорошая возможность изменить, объединить или удалить категории и добавлять новые категории по мере необходимости. Если вы потратите время на настройку, классификацию и маркировку папок с файлами, это упростит регистрацию (хотя и не совсем захватывающую) в течение остальной части года.

Шаг 4: Получить в привычку подачи
После того, как ваши старые вещи будут очищены, а новые файлы готовы к работе, все, что вам остается, - это продолжать убирать вещи, как только вы закончите с ними. Я знаю, что легче сказать, чем сделать, особенно если вам лучше вырвать зубы, чем подавать документы. Однако, как и в случае с любой работой, решение этой проблемы в малых дозах может сделать ее более терпимой и может потребовать гораздо меньше времени. Попробуйте добавить дополнительную минуту или две для подачи к времени, которое вы посвящаете оплате счетов или балансировке своей чековой книжки - с работоспособной системой на месте вам не понадобится намного больше времени, чем для ввода материала в вашу систему регистрации, когда она установлена до функционировать гладко.

Независимо от того, официально вы отмечаете Месяц архивирования файлов или нет, в ближайшие недели у вас должно пройти время, чтобы привести свои файлы в форму. В остальное время года вы будете рады, что сделали это!

Видео инструкция: Служебный роман 1 серия (комедия, реж. Эльдар Рязанов, 1977 г.) (May 2024).