Использование правил Outlook для организации почты

• May 15, 2024

Ранее я писал об организации почты Outlook с использованием папок (см. Ссылку ниже для статьи), и, хотя это отличный способ упорядочить почту, все равно требуется вручную переместить сообщения в нужную папку. Что, если есть способ проще?

Хорошие новости! Есть более простой способ!

Если вы используете Outlook, то у вас есть возможность создавать правила, которые представляют собой набор действий, условий или исключений, которые запускаются действием или событием, чтобы помочь организовать вашу электронную почту. Например, вы можете создать правило, которое перемещает любое электронное письмо от вашего босса в папку с именем Ignore - хотя это может быть не лучшим шагом в карьере!

Правила могут использоваться для автоматического перемещения электронной почты в папку, удаления электронной почты из указанной отправки, ответа на электронную почту - возможности безграничны в зависимости от того, чего вы хотите достичь. Основная идея создания правила заключается в следующем:

• Определите триггер (полученное письмо, отправленное письмо и т. Д.)
• Определить действие (удалить электронную почту, переместить электронную почту, ответить на электронную почту и т. Д.)
• Определите любые исключения - сообщения, для которых правило не будет применяться

Чтобы настроить правило в MS Outlook:

1. Выбрать инструменты
2. щелчок О правилах и оповещениях
3. Нажмите на Новое правило

На этом этапе вам будет предложено либо создать правило из шаблона, либо начать с пустого правила. Если вы создаете основное правило (например, переместить в папку), выберите шаблон и нажмите «Далее». Если вы хотите создать правило с нуля, выберите Начать с пустого правила и следуйте указаниям мастера, который шаг за шагом проведет вас через процесс создания нового правила.

После того, как правило настроено, хорошо проверить правило, чтобы убедиться, что оно работает должным образом (не все правила легко тестируемы, такие как правило автоответа). Если вы управляете перемещением файла в папку, вы можете проверить правило, выбрав сообщение, которое соответствует критериям для этого правила, и выбрав Запустить это правило сейчас.

Как вы можете видеть, правила могут быть очень полезны при попытке укротить ваше безумие сообщения. Взгляните на свой почтовый ящик и потратьте некоторое время на то, чтобы определить, какие правила вы можете использовать, чтобы упростить, ускорить и автоматизировать управление и регистрацию вашей электронной почты!

Видео инструкция: Сортировка писем по папкам автоматически (правила для писем новичкам в Outlook 2016) (May 2024).