Организация электронной почты - сортировка и прополка

• May 18, 2024

Электронная почта может никогда не загромождать ваше физическое пространство, как это может сделать почтовая почта, но, тем не менее, она может стать причиной стресса, разочарования и головной боли, когда она накапливается. Получив контроль над своей электронной почтой, вы можете быть уверены, что она станет инструментом, которым она должна быть - которая будет держать вас в курсе и информировать - не вызывая излишней нагрузки.

Первый шаг к созданию функциональной системы организации вашей электронной почты - это, конечно, отсеивание тех сообщений, которые вам больше не нужны или не нужны. Вот несколько критериев и указателей, которые помогут вам уменьшить размер папки «Входящие» и избавиться от цифрового вздора.

Когда начать
Часто проще и эффективнее начать с сортировки и прополки ваших самых старых сообщений электронной почты, поскольку они с наименьшей вероятностью будут своевременными и актуальными, а многие из них могут быть устаревшими. Если у вас очень большое количество невыполненных заданий электронной почты, вы можете создать общую папку невыполненных заданий, в которой будут храниться сообщения, которые вы хотите отсортировать, чтобы они не загромождали ваш почтовый ящик и не перегружали.

Я рекомендую начать с 20-30 минут сортировки, которых обычно достаточно, чтобы вы могли продвинуться вперед, но не настолько, чтобы вам стало скучно или измотано. Если вы все еще вдохновлены, продолжайте в этом; в противном случае сделайте перерыв и вернитесь еще на 20 минут позже.

Создание руководящих принципов
Как и в случае, когда вы пропалываете другие виды вещей, полезно заранее иметь некоторые рекомендации относительно того, с чем вы готовы расстаться и что вы хотели бы сохранить. Вот некоторые из типов сообщений электронной почты, которые я удаляю, когда пропалываю:

• Сообщения, которые я не хотел получать в первую очередь (спам, конечно, но также и рассылки, на которые я не подписывался, нежелательные пересылки и т. Д.)
  
• Сообщения с устаревшей информацией (например, о событиях, которые уже прошли)
  
• Информационные сообщения (например, новостные рассылки) я уже прочитал и вряд ли прочитаю снова
  
• Информационные сообщения, которые я не читал более 2 месяцев
  
• Сообщения, которые я просматривал и не хочу или не нужно ничего делать с
  
• Сообщения, информация которых доступна в другом месте
  
• Более ранние версии сообщений, которые стали частью более длинных потоков (то есть, если клиент отправил сообщение, на которое я ответил, а затем клиент ответил мне, я сохраню только это самое последнее сообщение, которое имеет все три бита переписка в нем)
  

Удалить прочь!
Руководствуясь указаниями, просмотрите содержимое папки «Входящие», проведя пальцем по клавише «Удалить» на клавиатуре. Так как электронная почта часто остается напоминанием о том, что вам нужно сделать, попробуйте выполнить это упражнение с помощью списка дел. когда вы сталкиваетесь с сообщением, которое храните только потому, что оно напоминает вам о чем-то, о чем вам нужно позаботиться, запишите это задание в свой список дел, а затем удалите сообщение (или, по крайней мере, удалите его из Ваш почтовый ящик в папку).

При сортировке старайтесь не зацикливаться на содержании сообщений: например, если вы хотите прочитать длинные электронные письма, просмотрите несколько строк, чтобы убедиться, что их стоит сохранить, а затем переместите их в a Читать папку в вашей почтовой программе. Также будьте начеку, чтобы отвлечься, например, нажав на ссылку в сообщении, а затем погрузившись в инструментарий онлайн. Если вам нужно, создайте папку для посещения сайтов и храните там любые сообщения с информацией о том, что вы хотите проверить онлайн.

Работая, думайте о своей папке «Входящие» электронной почты как о обычной папке «Входящие» на рабочем столе: в идеале она должна содержать только те сообщения, которые вы еще не просмотрели или над которыми вы активно работаете. Очистка от ненужных материалов и перемещение в папки всего, что вы хотите сохранить в качестве справочного материала, облегчит вам поиск того, что действительно активно и актуально для вас.

В следующей статье этой серии мы рассмотрим способы хранения и организации сообщений электронной почты, которые вы предпочитаете хранить. На этой неделе выделите некоторое время, чтобы создать свои собственные правила сортировки и прополки, а затем использовать их для очистки своего почтового ящика.

Видео инструкция: Coda CEO, Shishir interviewed! (May 2024).