Уменьшите беспорядок, перейдя на Digital, часть 2: бумага

• May 8, 2024

В первой части этой серии статей мы рассмотрели способы, с помощью которых цифровое оформление вашей музыкальной коллекции поможет вам избежать беспорядка и больше наслаждаться музыкой. Но стопки компакт-дисков и кассет редко бывают самыми большими головными болями; это различие чаще всего относится к бумагам, особенно к тем, которые нам нужны для налоговых или юридических целей. На этой неделе мы рассмотрим, как цифровое вещание в бумажной сфере может сделать хранение необходимых вам документов менее затратным и упорядоченным.

Основы
Наиболее распространенная причина, по которой большинство из нас хранит такие документы, как квитанции, счета, коммунальные платежи и т. Д., Заключается в том, что существует вероятность того, что IRS запросит их, если мы когда-либо сталкивались с налоговой проверкой. Действительно, ведение записей - это серьезный бизнес, и важно иметь необходимые подтверждающие документы, пока IRS говорит, что они должны храниться. (Обзор налогового делопроизводства см. По ссылке ниже.)

Тем не менее, многие из нас могли бы быстро и легко получить нашу налоговую документацию, если бы нас об этом попросили? Сколько нужно будет копаться в горах несвязанных документов в процессе? Сколько из нас стискивает зубы, думая только о том, чтобы взяться за ящик / коробку / заднюю часть шкафа, где (как мы думаем) хранятся все эти документы? Оцифровка записей, которые вы должны хранить, может иметь большое значение для того, чтобы позволить вам соблюдать IRS, не теряя при этом здравомыслие.

Выгоды
Законодательство США теперь позволяет цифровым копиям налоговых записей заменять многие вещи, которые мы привыкли хранить на бумаге, включая квитанции о расходах, счета и выписки. Хранение важных документов, подобных этим, в цифровом виде, не только экономит много места, но и позволяет быстро найти то, что вам нужно, и упорядочить свои записи. Кроме того, вам больше никогда не придется сдавать обувную коробку с квитанциями вашему налоговому агенту в апреле!

Важно отметить, что некоторые документы всегда должны храниться в оригинальном бумажном формате, включая завещания, титулы, свидетельства о рождении и многие ипотечные документы. Хотя вы всегда можете создавать цифровые копии этих документов, держите оригиналы в надежном месте. Для получения дополнительной информации о том, что вы должны держать на бумаге, спросите своего адвоката, CPA или налогового специалиста.

Начиная
Все, что вам действительно нужно для оцифровки ваших бумаг, - это сканер, который автоматически передает копии того, что вы сканируете, на ваш компьютер. Конечно, сканеры сильно различаются по стоимости и качеству; если вы планируете часто использовать ваши - особенно для создания цифровых документов - стоит инвестировать в тот, который прост в использовании и будет выдерживать со временем. В идеале, ищите сканер, который будет генерировать PDF документы, которые вы создаете, а не файлы изображений, такие как .jpgs.

(Если ваши документы особенно трудоемки, вы можете подумать о новом сканере NeatReceipts. Этот гаджет позволяет сканировать квитанции, а также поставляется с программным обеспечением, которое анализирует и классифицирует ваши расходы. Хотя это и не дешево, это может быть целесообразно покупка, если мысль о ручном вводе еще одной квитанции в вашу бухгалтерскую программу вызывает у вас крик, или если сама мысль о бухгалтерской программе вызывает у вас крик.
Проверьте сканер аккуратных квитанций здесь.)

В дополнение к хорошему сканеру, имеет смысл настроить организованную систему регистрации на вашем компьютере. Сканирование документов и хранение их в каком-то темном и неизвестном углу вашего жесткого диска будет столь же безумным, как попытка загнать их в переполненный ящик для хранения документов. Рассмотрите возможность создания отдельной папки под названием «Расходы» (или «Важные документы», или любое другое название, которое имеет для вас смысл); внутри него создайте дополнительные папки для различных типов документов, которые вы будете там хранить: выписки по кредитным картам, квитанции, платежные квитанции и т. д.

Поддержание вашего прогресса
Каждый раз, когда вы сканируете документ, убедитесь, что оба дали ему имя, которое будет легче найти (а не стандартный Scan001.pdf, который ваш сканер может вызвать), а затем сохраните его в нужную папку.

Вы также должны быть бдительными в отношении резервного копирования этой информации на регулярной основе, будь то на диске, внешнем жестком диске или на USB-диске (размером с большой палец и подключается к USB-порту компьютера). ). Думайте об этом как о цифровом эквиваленте хранения важных документов в сейфе или запертом ящике.

После того как вы отсканировали свои документы и надежно сохранили их на своем компьютере, вы можете избавиться от многих своих оригинальных документов. (Опять же, если вы сомневаетесь в том, что вы должны хранить в бумажной форме, посоветуйтесь с вашим адвокатом или CPA.) Разумно уничтожать все, что имеет идентификационную информацию, - квитанции, которые показывают информацию о вашей кредитной карте, выписки, в которых указаны номера счетов, и абсолютно все с вашим номером социального страхования - вместо того, чтобы просто бросить его в мусорный ящик.

Оцифровка существующих документов может стать отличным способом уменьшения головной боли на бумажном носителе, упрощая поиск того, что вам нужно, когда вам это нужно. При скромных затратах времени, инструментов и усилий, вы можете просто обнаружить, что можете навсегда освободить этот проблемный ящик для файлов.

Видео инструкция: 【10 Digital Art Tips】 For Beginners (May 2024).