Простые шаги к эффективной системе подачи

• May 19, 2024

Эта статья является выдержкой из моей новой электронной книги, Организованный Life Guide по организации документов и файлов.

Краеугольным камнем большинства систем управления бумагой является набор файлов, которые могут хранить и классифицировать важную для вас информацию. С несколькими базовыми расходными материалами и несколькими простыми шагами создание системы хранения (или обновление существующей) может быть относительно быстрой и безболезненной задачей, особенно если вы уже отсеяли ненужные и ненужные документы. Вот как получить ваши файлы в форме.

Что вам нужно:

• Пустые папки с файлами. Я рекомендую использовать как внутренние (или манильные) папки с файлами, так и висячие папки, но если у вас мало места, вы можете использовать только одну или другую.
  
• Заметки. Стандартный размер 3 на 3 дюйма идеален, так как дает достаточно места для записи.
  
• Ручка или карандаш.
  
• Чистый лист бумаги или пустой текстовый документ записать заметки о категориях подачи, которые вы будете создавать, и о том, что принадлежит каждой из них.
  
• Все файлы, которые вы уже создалиявляются ли они частью системы хранения, которая у вас уже есть, или папками, которые вы создали, когда откладывали бумаги для сохранения в процессе сортировки и прополки.
  Сумки или контейнеры для переработки и измельченияна тот случай, если вы столкнетесь с ненужными или ненужными бумагами, которые все еще скрываются.
  

Что делать:

1. Соберите все документы, с которыми вы будете работать вместе, в одном месте. Если вы обновляете существующую систему регистрации, вы впереди игры.
   
2. Возьмите бумагу с верхней части стопки и сделайте с ней одну из двух вещей:
   
   
   
   • Если он относится к категории файлов, которую вы уже создали, или к файлу в существующей системе, добавьте его в эту папку.
     
   • Если он принадлежит к новой или отдельной категории, поместите его в пустую файловую папку и используйте заметку, чтобы присвоить этой папке временную метку.
     
   
   
3. Когда вы кладете бумаги в папки, запишите на чистом листе бумаги или в текстовом редакторе заметку о том, что это за бумага и куда вы ее положили. Например, вы можете написать «Полис автострахования - в папке« Автомобиль »» или «Информация о рейсе для поездки в Сан-Франциско - в папке« Предстоящие путешествия »». Эти заметки помогут вам вспомнить, где вы спрятали вещи, а также помогут вам создать карту файлов, когда вы закончите настройку системы.
   
4. Повторите эти шаги с каждой бумагой в вашей стопке. Если вы обновляете существующую систему регистрации, просмотрите документы в каждой папке, чтобы определить, принадлежат ли они этой папке или где-либо еще, и является ли метка категории в папке по-прежнему точной. Переместите вещи в другие папки и при необходимости обновите ярлыки.
   
5. После того, как вы отсортировали и распределили все по папкам, посмотрите на них. Имеют ли смысл категории и ярлыки? Есть ли какие-либо папки, которые должны быть объединены? Любой, который должен быть разделен на более мелкие категории?
   
6. Когда вы будете довольны созданными вами категориями, пометьте свои папки. Вы можете писать от руки или печатать этикетки, или создавать их с помощью производителя этикеток.
   
7. Поместите папки в ящик для файлов, ящик или корзину, которые вы используете для их хранения. Организуйте свои файлы так, как вам удобно, исходя из того, как вы будете их использовать. Например, вы можете упорядочить их в алфавитном или хронологическом порядке, или же вы можете поместить папки, которые вы, скорее всего, будете использовать чаще всего, впереди, а менее часто используемые файлы - сзади.
   
8. Запишите свою файловую карту. Этот список, основанный на заметках, которые вы сделали о категориях подачи, которые вы создали, и о том, что вы сохранили в каждой категории, поможет вам вспомнить, что и где. Храните копию вашей файловой карты в передней части вашего файлового ящика или в папке на рабочем столе вашего компьютера, чтобы к ней легко было обращаться, когда вам нужно что-то найти в ваших файлах.
   
9. Полюбуйтесь вашей современной, функциональной системой регистрации!
   

Видео инструкция: 5 простых шагов для повышения Продуктивности | Как привести дела в порядок. Дэвид Аллен (May 2024).