Управление списками - Excel

• May 12, 2024

Excel предоставляет несколько мощных инструментов для управления списками. С помощью этих инструментов вы можете:
• Сортировать
• Фильтр
• Найти
• Проверить записи
• Создать промежуточный итог
• Категоризация с использованием группы и структуры
• Подводя итог, используя сводные таблицы

Короче говоря, эти инструменты предоставляют средства для мощного и значимого анализа ваших данных. Однако имейте в виду, что Excel не является инструментом управления базой данных, и поэтому его использование должно быть ограничено управлением списками данных.

Подобно базе данных, списки Excel организованы в строки, представляющие записи информации, и столбцы, представляющие поля с каждой записью в списке, содержащей аналогичную информацию. Существуют определенные стандарты, которые следует применять к списку Excel, чтобы оптимизировать эффективность инструментов данных следующим образом:

• Начинайте каждый новый список на отдельном листе.
• Избегайте размещения данных, не включенных в список, на листе списка. Когда необходимо обеспечить целостность списка, поместите критические данные над или под списком, по крайней мере, с одной пустой строкой между списком и другими данными.
• Начните список с добавления меток столбцов. Выберите форматированный стиль, отличный от формата данных, чтобы Excel мог интерпретировать границы списка.
• Не отделяйте данные от меток столбца, вставляя пустую строку или используя строку, содержащую пунктирную линию, звездочку или любой другой тип символов, не относящихся к данным. Используйте функцию форматирования границы ячейки, чтобы визуально различать столбец этикетки и данные.
• Каждый столбец должен содержать данные одного типа для каждой записи в вашем списке.
• Не смешивайте типы данных в столбце. Например, все денежные данные должны вводиться в виде чисел и форматироваться по желанию, некоторые записи не должны использовать текст, такой как «Два доллара»
• Не вставляйте пустые строки или столбцы в ваш список. Excel интерпретирует границы списка, используя пустые строки и столбцы в качестве определяющих пределов.
• Выравнивание данных в столбцах с использованием инструментов выравнивания Excel, таких как центрирование, выравнивание по левому и правому краям и инструменты отступа. Начальные и конечные пробелы в ячейке данных влияют на функции сортировки и фильтрации.
• Используйте промежуточные, групповые и контурные команды для создания разрывов категорий в ваших данных. Не вставляйте строки итоговых значений вручную и не используйте пустые строки для создания разрывов категорий.

После того, как ваш список был создан, вы можете легко добавить данные в конец списка. Excel распространит формулы и форматирование на новые данные, если предыдущие три строки содержат одинаковые формулы и форматирование. Лучше всего добавить данные в конец списка и прибегнуть или перефильтровать по мере необходимости. Вам нужно будет удалить все промежуточные итоги, группировки или фильтрацию, прежде чем прибегать к списку после добавления новых записей. После того, как новые данные были включены и отсортированы надлежащим образом, вы можете повторно применить любую промежуточную сумму, группировки или фильтрацию, которые необходимы.

Управление списками - один из самых мощных инструментов, которые Excel предлагает пользователям. Научиться организовывать данные наиболее эффективно, чтобы использовать предлагаемые инструменты, стоит времени.

Видео инструкция: Управление списками в Excel (May 2024).