Создайте расписание и придерживайтесь его!

• May 18, 2024

Однажды я работал в очень маленькой компании и, как и в любом другом небольшом бизнесе, должен был носить много шляп. Поскольку я была Джейн на все руки (я занималась маркетингом, приемом, писательством, делопроизводством и т. Д.), Меня всегда тянуло в нескольких разных направлениях. Это был не первый раз, когда я оказывался в такой неструктурированной, но требовательной рабочей ситуации, но это был первый раз, когда я справился с ситуацией с изяществом. Я пробыл там только один день - фактически полдня - прежде чем они доверили мне работу над своими наиболее важными документами, и потребовалось около месяца, чтобы я контролировал все аспекты своей работы.

Мой секрет? Я разработал график и неважно, что я придерживался его. Вот как я это сделал. Вы также можете использовать эти методы для составления расписания для себя дома.

Сделайте наблюдения.

Первое, что я сделал, когда начал работу, - наблюдал за происходящим вокруг. Откуда взялась моя работа? Как часто я получал эту работу? Какие были сроки?

То, что я искал и пытался выследить, было рутинными заданиями - моим любимым заданием в мире, потому что, как только вы сделали что-то, десять, двадцать, сто раз, вы можете справиться с этим.

Запишите все вниз. Оставь ничего.

Когда я делал свои наблюдения, я записывал вещи. Я знал, что получаю работу от начальника, и около полудюжины других менеджеров совершенно случайно. Я никогда не знал, что будет и сколько. У меня также была постоянная маркетинговая работа, и я понял, что со временем мне придется управлять собой, поскольку я заметил, что никто не следит за моими успехами в этой области. Тогда были два главных отчета, которые должны были быть ежемесячными. Бинго! Это то, что я искал - рутинная работа. Рутинная работа замечательна, чтобы построить график вокруг.

Составить список.

После моих наблюдений я начал составлять то, что я называю «Панель инструментов» или «Основной список». В этом списке я разбил все свои сферы ответственности. Я придерживался философии, которую я использую при подаче: используйте широкие категории при подаче, потому что легче искать документ в одном большом файле, чем сортировать 10 маленьких файлов.

Работа приходила от разных людей, потом у меня была своя работа и два отчета. Поскольку задания были настолько разрозненными, я объединился. У босса была своя собственная категория в верхней части моего списка. Я свалил менеджеров в одну категорию. Мои личные проекты были другими, и отчеты были в одной категории в нижней части моего списка, потому что они были основой. Это были мои основные сферы ответственности. Когда у меня было 20 выдающихся вещей, и телефоны звонили, и моя электронная почта прыгала, было приятно узнать, что в конечном счете я отвечаю только за четыре главные области, хотя сначала я чувствовал себя как 100!

Составьте график.

Пробыв в компании целый месяц, я смог составить общее описание должностных обязанностей, основываясь на моих четырех основных обязанностях. Я использовал эту информацию для разработки расписания. Каждый час моего дня (когда я не был на собрании) был назначен одной из моих сфер ответственности. Например, я планировал установить время для работы с отчетами каждый день в течение часа или около того. Когда я работал над отчетами, я не занимался маркетингом или чем-то еще. Единственное, что могло отвлечь меня от того, что я должен был сделать, - это просьба начальника или серьезная чрезвычайная ситуация. И если бы произошел перерыв, я бы с ним справился, а затем снова вернулся к работе над отчетами.

Работая таким образом - назначая конкретные задачи в определенные сроки - я смог выполнить всю свою работу. Также я сделал, чтобы превратить список должностных обязанностей / области ответственности в отчет о состоянии дел, который я каждый день буду отправлять заинтересованным лицам по электронной почте, чтобы они знали, где я нахожусь во всех моих проектах.

Придерживаться его!

Я все еще использую этот стиль работы, когда пишу дома. Я делю свой рабочий день по публикациям или веб-сайтам. Я планирую отрезки времени, которые нужно посвятить конкретным проектам, и, если не возникнет серьезная чрезвычайная ситуация, я не отклонюсь от графика.

Например, на днях я работал над статьей coffebreakblog (согласно моему расписанию), когда заметил электронное письмо, которого я так долго ждал, во входящей почте. Я хотел открыть письмо, но это было для статьи, которую я писал для разные сайт, а не coffebreakblog. Я уже выполнил запланированную работу для этого веб-сайта в начале дня и не планировал работать над ним до следующего дня. Хотя я действительно хотел открыть письмо, я воздержался и продолжил работу, которую делал.

Я не открывал ожидаемое письмо до 12 часов спустя, когда я должен был это сделать.

Могут быть случаи, когда вы запланированы для работы над проектом, но не можете, потому что вы чего-то ждете и не можете двигаться вперед, пока не получите его. В этом случае я делаю что-то, что связано с проектом. Если я не могу работать над содержанием проекта, я всегда могу заняться домашним хозяйством. Я могу начать составлять счет-фактуру, я могу провести мозговой штурм с другими идеями, чтобы представить их редакторам в будущем, я могу исправить свои компьютерные файлы и так далее.

Многие профессионалы с множеством обязанностей часто оказываются неуверенными в том, что они должны делать в любой момент.Наличие графика помогает вам принимать сложные решения. Если нет чрезвычайной ситуации, вы просто делаете то, что дальше в вашем графике.

Видео инструкция: Как планировать свой день. Как правильно и эффективно планировать свое время. Тайм-менеджмент. (May 2024).