Краткое введение в сводную таблицу Excel

• April 26, 2024

Сводные таблицы Excel предоставляют инструмент для обобщения, систематизации и анализа сложных и повторяющихся данных. Используя сводные таблицы, вы можете создавать гибкие отчеты, которые позволяют пользователям легко извлекать только те представления, которые им нужны, не требуя совершенно нового отчета для каждого отдельного макета или подмножества.

Как только вы разместите данные так, как вам нужно, вы можете перетащить и отбросить столбцы и строки в сводной таблице, чтобы получить только тот внешний вид, который вам нужен, или, наоборот, вы можете перетащить и оставить в конструкторе таблицы.

Чтобы создать сводную таблицу, вам необходимо разместить данные в одной электронной таблице, по одной строке на каждую запись данных и строке уникальных заголовков столбцов вверху, например продавец, регион, месяц, продукт, проданные единицы, В таблице не может быть пустых строк или столбцов, но отдельные элементы могут отсутствовать.

Чтобы создать базовую сводную таблицу, просто выделите всю таблицу данных, затем выберите «Вставить | Сводная таблица из меню. Выберите «новый лист» в качестве места назначения, и вы попадете на новый лист с отображенным конструктором сводной таблицы. На этом этапе вы увидите список заголовков столбцов, доступных для перетаскивания и удаления в сводную таблицу, в виде фильтров страниц, заголовков столбцов или строк или отдельных элементов данных для подсчета, суммирования, усреднения и т. Д.

Как только вы определились с базовым макетом для ваших сводных данных, любые изменения, внесенные в исходную таблицу, будут автоматически отражены в сводной таблице простым щелчком правой кнопкой мыши и «обновить» таблицу (или использовать обновление меню сводной таблицы). , Это очень удобно для сценариев «что если» или для постоянно меняющихся исходных данных.

Выбрав основной макет, вы можете отформатировать элементы в сводной таблице, рисуя в меню дизайна «Сводная таблица». Если эти меню не отображаются в меню Excel, обязательно перейдите на страницу сводной таблицы и щелкните где-нибудь в сводной таблице. В результате появятся два меню в разделе «Инструменты сводной таблицы»: «Параметры» и «Дизайн». Дизайн - это прежде всего то, чтобы стол выглядел "красиво"; он предлагает множество вариантов цвета и чередования, а также варианты промежуточного и общего суммирования. С другой стороны, в меню «Параметры» есть реальная сила форматирования.

В меню «Параметры» и вправо вы увидите кнопку «Список полей». Если вы нажмете эту кнопку, вы вернете свой оригинальный менеджер макета. В менеджере макета вы можете нажать на стрелку вниз рядом с любым элементом значения таблицы и затем выбрать «Параметры поля значений». Это позволяет вам манипулировать этим конкретным элементом с точки зрения используемых вычислений (сумма, число, среднее и т. Д.) И числового формата, используемого для его отображения.

Если вы хотите создать новое вычисляемое поле из некоторых существующих данных, выберите «формулы» в меню «Параметры», а затем «Расчетное поле». Это позволяет вам создать разницу или коэффициент или другую комбинацию из двух или более существующих полей в вашей таблице, например, процентное изменение продаж от одного месяца к следующему. После того как вы определили это вычисляемое поле, вы можете поместить его и отформатировать в таблице так же, как любое из полей исходных данных.

Это был очень краткий обзор возможностей сводных таблиц Excel. Важно помнить, что хотя для получения именно того, что вам нужно, может потребоваться много времени, вы можете повторно использовать дизайн таблицы, просто заменив исходные данные и обновив сводную таблицу. Это в конечном итоге окупается.

Видео инструкция: Введение в базовый экспресс-курс Excel для начинающих (April 2024).