Простой способ организовать ваши жизненно важные документы

• May 17, 2024

Несколько недель назад мне пришло в голову, что, если мне когда-нибудь придется покинуть свой дом в чрезвычайной ситуации, я не смог бы быстро и легко получить свои самые важные документы, такие как страховые документы, общую информацию о финансовом счете и другие вещи, которые мне понадобятся, если произойдет настоящая катастрофа. Я также понял, что другим будет нелегко найти эту информацию, если я каким-либо образом выведен из строя.

Дело не в том, что мои документы были в основном не организованы, а в том, что важные документы были частью более крупной и не полностью переносимой системы. (Я бы не стал выдвигать свой ящик для документов, если бы бежал из дома.) Поэтому я был счастлив встретить продукт, который обещал сделать мои основные документы относительно безболезненным: Securita Vital Records PortaVault. Я проверил это, и вот что я подумал об этом.

Что это
PortaVault - это система, состоящая из чехла на молнии, переплетного устройства с тремя кольцами, разделителей разделов с информацией о том, что хранить в каждой категории, пластиковых рукавов для защиты документов, печатных этикеток для идентификации того, что вы положили в рукава, небольшого холста. пакет и предварительно напечатанные формы с местом для информации, такой как экстренные контакты, истории здоровья и планирование бедствий. Вяжущее также имеет плечевой ремень и пластиковый «плащ».

Как это устроено
PortaVault предназначен для хранения таких вещей, как завещания, свидетельства о рождении, информация о финансовом счете, страховые полисы и информация о рецептах на лекарства - словом, все, что вам может понадобиться в чрезвычайной ситуации или что может понадобиться другим, если вы стали недееспособными. Разделители разделов - «Планирование и контакты», «Идентификация и семейные записи», «Здоровье и медицина», «Финансы и имущество», «Страхование» и «Планирование имущества и налоги» - содержат рекомендации по документам, которые должны содержаться в каждом разделе, как часто следует обновлять записи, и как обеспечить готовность к чрезвычайным ситуациям.

Когда вы храните документы в защитных гильзах PortaVault, вы добавляете предварительно напечатанную этикетку в каждый рукав, чтобы определить, что в ней. (Существуют также настраиваемые ярлыки для всего, что еще не учтено в предварительно напечатанных версиях.) Также стоит заполнить формы в каждом разделе, чтобы можно было разбросать информацию, которая в противном случае могла бы быть разбросана - медицинские истории, важные контакты. номера, список ваших ценностей и предметов коллекционирования и так далее - хранится в одном месте.

Как долго
Я потратил чуть более двух часов, чтобы познакомиться с системой, прочитать разделители разделов и другие инструкции, заполнить формы и перенести вещи на рукава для защиты записей и маркировать их. Если бы вы использовали систему для записей всей семьи, вам, вероятно, понадобилось бы немного больше времени, как если бы ваши бумаги были не в достаточно хорошем порядке, когда вы начинали. Конечно, вы можете настроить систему понемногу в течение недели, и это, вероятно, не займет у вас более 15-30 минут в день.

Почему мне это нравится
Я не особенно большой поклонник упакованных систем хранения в целом. PortaVault, однако, был исключением из правил. (И, к сведению, у меня нет особого интереса к продукту или его материнской компании.) Для начала, поскольку здесь гораздо меньше категорий, чем со многими другими системами подачи документов, я нашел его более простым и менее разочаровывающим в использовании. Мне также нравится тот факт, что легко «переопределить» стандартные рекомендации о том, где хранить вещи: если вы считаете, что информация о вашей учетной записи IRA должна указываться в разделе «Финансы и имущество», а не «Налоги и планирование недвижимости», укажите это и отметьте Форма локатора документов системы.

Я также был впечатлен вниманием PortaVault к мелким (но потенциально важным) деталям. Рукава для защиты документов складываются на внешнем крае, что облегчает хранение громоздких документов без скручивания рукавов по бокам. Переплет извлекается из чехла, с которым легко работать. Предварительно напечатанные формы просты и логичны. Небольшой чехол на молнии (который сам защелкивается в скоросшивателе) является хорошим местом для дополнительных ключей, наличных денег, компьютерных накопителей на молнии и других мелких предметов, которые легко потерять. А сам большой корпус полностью застегивается, водонепроницаем и имеет прочную ручку вдоль позвоночника.

Несколько заключительных замечаний
Как и в любой системе, PortaVault требует определенных усилий: вам нужно время, чтобы собрать свои документы, заполнить формы и поддерживать актуальность информации в системе. В конце концов, захват связывателя, полного устаревших и неточных записей, принесет вам столько же пользы, сколько и вообще ничего.Вы также должны быть уверены, что PortaVault находится в безопасном и легко доступном месте, известном всем в вашей семье; если он спрятан в задней части шкафа или спрятан в месте, которое, как вы знаете, будет намного сложнее, когда это необходимо.

Как только я попытался настроить систему и поставить ее в логичное место, я обнаружил, что с моих плеч свалился огромный груз. Я надеюсь, что из-за землетрясения, пожара или другого стихийного бедствия я ни на миг не покину свой дом или не стану недееспособным, но если что-то из этого случится, я знаю, что мои самые важные бумаги в порядке и готовы к работе. Это чувство спокойствия и удовлетворения я очень рекомендую.

Чтобы узнать больше о PortaVault, посетите http://www.securitaonline.com/products.htm.

Видео инструкция: Организация и хранение документов дома???????????? Как навести порядок в домашних бумагах. (May 2024).