О категориях Outlook

• May 4, 2024

Использование категорий - это отличный способ хорошо организовать среду Outlook без создания множества папок. Используя категории, вы можете хранить все элементы в одной папке, но группировать похожие элементы по категориям (за исключением элементов электронной почты). После назначения категорий вы также можете находить, сортировать и фильтровать элементы по категориям. Например: у вас может быть коллекция писем (отправленных и полученных), контактов, задач, встреч и заметок, связанных с одним и тем же проектом. С категориями вы можете собрать их все вместе, чтобы взглянуть на общую картину.

Мастер категория
Outlook содержит список основных категорий по умолчанию, в который вы можете добавлять свои собственные категории в соответствии с вашими личными потребностями. Вы можете найти основной список категорий в команде меню Edit / Category. Используйте кнопку «Основная категория» в окне «Категория» для добавления и удаления категорий в списке «Основная категория». При удалении категории из списка «Основная категория» элементы, назначенные этой категории, остаются без изменений. Вы можете продолжить группировать эти элементы, используя удаленную категорию.

Рекомендуется назначить одну или несколько категорий вашему элементу Outlook, выбрав категорию в списке «Основная категория». Вы можете просто напечатать категорию в поле категории вашего предмета, но, скорее всего, вы не будете ссылаться на категорию одинаковым образом для каждого предмета, тем самым побеждая цель их использования.

Например, первый элемент, который вы хотите классифицировать, вы вводите MS Office. Через несколько дней у вас есть новый предмет для той же категории. На этот раз вы печатаете, Microsoft Office. Outlook интерпретирует это как новую категорию.

Использование списка основных категорий обеспечивает согласованность и позволяет избежать опечаток.

Присвоение категорий товарам
Вы можете назначить одну или несколько категорий любому типу элемента Outlook. За исключением формы сообщения электронной почты, вы увидите поле категории и кнопку на каждой форме Outlook. Чтобы назначить категории для элементов электронной почты, вы должны перейти к параметрам электронной почты, чтобы найти поле категории.

Чтобы назначить категории во время создания элемента, нажмите кнопку «Категория» в форме (или кнопку «Параметры» в элементе электронной почты) и отметьте все категории в списке «Основные категории», которые применяются; затем нажмите ОК. Откройте любой существующий элемент и действуйте, как описано выше, чтобы добавить категорию после создания.

Вы можете назначить категории для умножения элементов в списке. Выберите все элементы, которым вы хотите назначить одинаковые категории. Щелкните правой кнопкой мыши на синем выделении и выберите Категории в контекстном меню. Проверьте все категории, которые применяются; затем нажмите ОК.

Удалить категории из элементов

Откройте элемент, из которого вы хотите удалить категорию. Нажмите на кнопку «Категория» и снимите флажок выбора из категории, которую вы хотите удалить. Вы можете удалить категории из нескольких элементов в списке, предварительно выбрав группу элементов; выбор категорий в контекстном меню правой кнопкой мыши; отмена выбора категорий, которые вы хотите удалить; затем, нажав на ОК.

Найти все предметы

Используйте команду «Расширенный поиск» из меню «Правка», чтобы найти все элементы в категории. В диалоговом окне «Расширенный поиск»:

- Выберите «Любой тип элемента Outlook» из выпадающего списка для поля «Искать».
- Убедитесь, что личные папки отображаются в поле «In:», Outlook будет просматривать все папки, которые есть в ваших личных папках. Вы можете нажать на просмотр, чтобы сузить поиск по выбранным папкам.
- Нажмите на вкладку Больше вариантов
- Нажмите на кнопку категории
- Выберите категорию (и), которые вы хотите найти
- Нажмите ОК

Все элементы с выбранной категорией появятся в окне поиска. Вы можете открыть их, чтобы увидеть детали, дважды щелкнув по элементу, который вы хотите открыть.

Вы можете сохранить свой поиск, чтобы получить его позже. Нажмите File / Save Search, выберите папку, в которой вы хотите сохранить результаты поиска, дайте поиску имя файла и нажмите Save. Тип файла должен быть Office Saved Searches, и файл будет иметь расширение .oss. Чтобы открыть сохраненный поиск, нажмите File / Open Search, найдите поиск, который хотите открыть, выберите его и нажмите OK. Во время события Open Outlook выполнит новый поиск на основе критериев, установленных в сохраненном поиске.

Печать ВСЕХ предметов в категории

После выполнения поиска вы можете распечатать все найденные предметы. Выделите все файлы в окне поиска («Редактировать / Выбрать все» или с помощью мыши). Щелкните правой кнопкой мыши синюю область выбора и выберите «Печать» в контекстном меню.

Выберите стиль печати, который вы хотели бы:

- Table Style печатает только список найденных предметов
- Memo Style печатает содержимое предметов

Выберите другие параметры печати по мере необходимости; затем нажмите кнопку печати, чтобы отправить документ на принтер.

Если вы активный пользователь Outlook и используете большинство функций помимо электронной почты, рассмотрите возможность использования категорий, чтобы упорядочить элементы Outlook.

Видео инструкция: Ms Outlook - Color Categories To Email (May 2024).